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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: UN’OPERAZIONE DA MANUALE


L’obbligo generalizzato di emissione delle fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio 2019 ha portato con sé un altro adempimento che pare passare più in sordina rispetto al gran clamore (per non dire rivoluzione) suscitato dell’introduzione della smaterializzazione delle fatture che in realtà opera già dal 2014/2015 per chi ha rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione.


Il 10 marzo 2021 era il termine (poi prorogato al 10 giugno 2021) per completare il processo di archiviazione sostitutiva delle fatture emesse e ricevute nel 2019: in altre parole gli archivi cartacei delle fatture di detto anno non costituiscono più documenti fiscalmente rilevanti perché faranno fede esclusivamente quelli digitali opportunamente conservati.


Diventa quindi fondamentale, oltre che obbligatorio, la redazione del Manuale della Conservazione e la nomina del Responsabile della Conservazione per dare la possibilità a un controllore esterno di accedere agevolmente ai processi e alle logiche che sottendono la conservazione sostitutiva in formato digitale. Inoltre, tale documento dovrà essere corredato d’informazioni relative alla sicurezza, alla qualità e al controllo.


E’ ovvio che se non ci si è preparati per tempo la redazione del Manuale diventa un adempimento assai impegnativo, specie per le micro imprese che da sempre delegano la tenuta della contabilità a professionisti esterni. Anche in questo caso sarà possibile affidare il ruolo di Responsabile della Conservazione all’esterno della propria organizzazione affrancandosi da tutti gli oneri relativi.


La cosa fondamentale è però essere a conoscenza di questo ulteriore obbligo in capo a chi fa impresa o esercita la libera professione: come detto in apertura tale adempimento non ha avuto la stessa attenzione mediatica della fattura elettronica, neanche fra gli addetti ai lavori.


Chi scrive è certo che, una volta “rotto il ghiaccio” con l’archiviazione delle fatture elettroniche, verrà naturale e più semplice estendere la smaterializzazione agli altri documenti obbligatori per norme civilistiche o fiscali a condizione che si provveda al relativo aggiornamento del Manuale della Conservazione.

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